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Il ruolo del diagnostico nella tenuta dell’AUI

L’Archivio Unico Informatico (AUI) è fondamentale non solo per contrastare il crimine finanziario ma anche, all’interno della banca e dell’intermediario, per prevenire il rischio di riciclaggio, rischio che può tradursi in danni economici (sanzioni) e di reputazione.

Gli intermediari finanziari trasmettono alla UIF, con cadenza mensile, dati aggregati concernenti la propria operatività, al fine di consentire l’effettuazione di analisi mirate a far emergere eventuali fenomeni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo nell’ambito di determinate zone territoriali.

La UIF individua le tipologie di dati da trasmettere secondo un approccio basato sul rischio e definisce le modalità con cui tali dati sono aggregati e trasmessi, anche mediante accesso diretto all’archivio unico informatico.

L’AUI contiene le registrazioni dei dati identificativi del cliente e di tutte le operazioni superiori ad una certa soglia. Non bisogna confondere l’AUI con la segnalazione delle operazioni sospette: l’AUI è solo un filtro non un indicatore di sospetto. Le “sezioni” più importanti dell’AUI sono:

  • dati relativi alla transazione
  • dati sul soggetto che ha eseguito l’operazione
  • dati sul soggetto che ha eseguito l’operazione per conto di altro soggetto
  • solo per i bonifici i dati relativi alla controparte ed al suo intermediario (importante per ricostruire il flusso ed eventuali triangolazioni)

Gli adempimenti per chi è tenuto alla tenuta dell’AUI possono essere riassunti come segue:

  • Invio iniziale della scheda anagrafica (per i nuovi clienti)
  • Predisposizione flusso
  • Diagnostico
  • Invio a UIF
  • Segnalazione negativa (in caso non venga effettuata nessuna registrazione)

L’AUI è utile nel contrasto al riciclaggio perché è il complemento ideale alla segnalazione delle operazioni sospette. Infatti se queste ultime rimangono lo strumento principale per la lotta al riciclaggio va tuttavia tenuto conto che esse presuppongono che l’intermediario sia in grado (e voglia) collaborare con l’UIF. L’AUI invece permette una azione di sistema indipendente dal comportamento del singolo intermediario.

È necessario per questo motivo una corretta applicazione della normativa antiriciclaggio e, in particolare, degli obblighi di adeguata verifica della clientela e di registrazione, finalizzata ad assicurare l’integrità gestionale degli intermediari. Per far ciò è necessario dotarsi di idonee ed adeguate procedure per l’espletamento degli obblighi e di un efficace sistema dei controlli interni per garantire l’osservanza delle norme e la prevenzione del rischio per l’intermediario.

Le procedure e i controlli rappresentano uno dei “pilastri” organizzativi sul quale verte l’intero apparato normativo finalizzato alla prevenzione del rischio riciclaggio.

L’Archivio Unico informatico va inteso come strumento di lavoro e fonte di informazioni per la valutazione del cliente e della sua operatività e non come appesantimento burocratico per l’intermediario.

La corretta tenuta dell’Archivio non deve essere interpretata come un mero adempimento “burocratico” ma come una necessità per costituire una primaria fonte di informazioni sul cliente, sull’operatività e sulle sue caratteristiche.

Il diagnostico permette di mettere in atto quei controlli sull’AUI che, prima dell’invio a UIF, sono necessari (oltre che utili) per disporre di un archivio che non contenga errori e che possa essere inviato senza il rischio di incorrere in sanzioni.

Il diagnostico integrato in un software che permette di effettuare i controlli e le conseguenti azioni correttive è di utilità estrema; infatti, la quasi totalità dei diagnostici in commercio esegue in modo adeguato i controlli di merito che sono necessari per correggere eventuali anomalie prima dell’invio della segnalazione aggregata a UIF, ma non sono integrati in un sistema di corporate governance che permetta di intervenire sulle modalità di gestione degli eventi che sono causa primaria di queste anomalie.

In questo panorama, il servizio “AUIChecker” di CGS-One permette di  integrare i controlli effettuati sulle registrazioni in AUI in un contesto globale di corporate governance e di rimuovere alla fonte le cause delle anomalie. Inoltre, CGS-One è predisposto per gestire la mappa dei rischi , per la gestione delle normative ( importantissima in un contesto in continua evoluzione e che vedrà il prossimo anno l’introduzione degli interventi che daranno vita al recepimento della IV Direttiva) e per l’autovalutazione del rischio di riciclaggio.

 

Enrico Ciprian

EM Risk & Compliance

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