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DOCUMENT MANAGEMENT

DOCUMENT MANAGEMENT

ELECTRONIC DATA/DOCUMENT MANAGEMENTDocument Management

DEMATERIALIZZAZIONE DI PROCESSI E DOCUMENTI

Per un reale, tempestivo ed efficace controllo delle attività aziendali risulta imprescindibile l’utilizzo di strumenti per la dematerializzazione dei processi aziendali e dei documenti

Tali strumenti devono essere completamente integrati nel sistema di Corporate Governance al fine di risultare un vero supporto sia nella fase di gestione che in quella di monitoraggio dell’esecuzione

 

PROCESSI AZIENDALI 

I processi interni ed esterno possono essere riprodotti  e monitorati per verificarne efficacia e congruità

BPM (Business Process Management): gestione dei processi basati sulle attività (es. gestione azioni correttive)

Workflow documentale: gestione dell’iter di lavorazione di un documento o fascicolo elettronico (es. registrazione ed autorizzazione fatture)

Project Management: gestione di progetti a livelli illimitati composti da attività assegnate ed eseguite all’interno di CGS-One (es. piano di audit)

Tutti gli strumenti sono utilizzabili in qualsiasi combinazione tra di loro ed insieme alle funzionalità di gestione documentale

 

DOCUMENTI ELETTRONICI

La dematerializzazione dei documenti ne garantisce l’archiviazione corretta, la pronta reperibilità, la sicurezza della conservazione dei dati

Repository documentale: per associare a qualsiasi elemento del sistema (es. normativa, procedura, cliente, rischio) un illimitato archivio documentale

Conservazione elettronica a norma: per l’eliminazione della copia cartacea ed il mantenimento a norma per usi legali e fiscali di qualsiasi documento

Protocollazione a norma: per protocollare documenti e comunicazioni, con registri protocolli multipli, barcode elettronico, indici personalizzabili per tipo documento

Integrazione email, PEC, fax, multifunzione: per la gestione delle comunicazioni multicanale e multi-supporto (cartaceo, file, email) e l’acquisizione automatica massiva da diverse fonti

Timbro elettronico certificato: per la marcatura e validazione temporale del documento

Ricerca con indici e full-text: per la ricerca libera nell’archivio documentale di qualsiasi parola contenuta nei file archiviati (email, allegati, office, pdf, txt) oltre che per le informazioni associate allo specifico tipo di documento

Pubblicazione su intranet: consente di pubblicare, a discrezione dell’utente, ogni singolo documento su un portale interno strutturato a cartelle, accessibile secondo specifiche profilazioni ed autorizzazioni di accesso

 

DESKTOP UTENTE

Un comodo strumento per poter gestire tutte le attività legate document management

Ogni singola attività di gestione documentale può avere uno o più collegamenti con gli elementi di tutti gli archivi principali:

  • Rischi
  • Normative
  • Processi
  • Procedure
  • Organigrammi
  • Ruoli organizzativi e responsabilità
  • Clienti
  • Fornitori
  • Prodotti e servizi
  • Altre attività

 

ALERT E REPORTING

  • Alerting automatico, pianificato e personalizzabile programmabili sulla base di eventi, scadenze, temporizzazioni
  • Reporting personalizzabili relativi a protocolli, conservazione, stati invio email e consegna delle PEC
  • Grafici di controllo sulle attività, sugli archivi documentali,…

 

In CGS-One le funzionalità di dematerializzazione dei processi e dei documenti sono completamente integrate nella piattaforma ed utilizzabili in qualsiasi modulo a supporto di tutte le operazioni di gestione

 

 

 

 

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