CGS-DPM

Dematerializzazione di processi e documenti

Per un reale, tempestivo ed efficace controllo delle attività aziendali risulta imprescindibile l’utilizzo di strumenti per la dematerializzazione dei processi aziendali e dei documenti.

Tali strumenti devono essere completamente integrati nel sistema di Corporate Governance al fine di risultare un vero supporto sia nella fase di gestione che in quella di monitoraggio dell’esecuzione.

In CGS-ONE le funzionalità di dematerializzazione dei processi e dei documenti sono completamente integrate nella piattaforma ed utilizzabili in qualsiasi modulo a supporto di tutte le operazioni di gestione.

Processi aziendali

I processi interni ed esterno possono essere riprodotti e monitorati per verificarne efficacia e congruità.

• BPM (Business Process Management): gestione dei processi basati sulle attività (es. gestione azioni correttive)

• Workflow documentale: gestione dell’iter di lavorazione di un documento o fascicolo elettronico (es. registrazione ed autorizzazione fatture)

• Project Management: gestione di progetti a livelli illimitati composti da attività assegnate ed eseguite all’interno di CGS-ONE (es. piano di audit)

Tutti gli strumenti sono utilizzabili in qualsiasi combinazione tra di loro ed insieme alle funzionalità di gestione documentale.

Documenti elettronici

La dematerializzazione dei documenti ne garantisce l'archiviazione corretta, la pronta reperibilità, la sicurezza della conservazione dei dati.

• Repository documentale: per associare a qualsiasi elemento del sistema (es. normativa, procedura, cliente, rischio) un illimitato archivio documentale

• Conservazione elettronica a norma: per l’eliminazione della copia cartacea ed il mantenimento a norma per usi legali e fiscali di qualsiasi documento

• Protocollazione a norma: per protocollare documenti e comunicazioni, con registri protocolli multipli, barcode elettronico, indici personalizzabili per tipo documento

• Integrazione email, PEC, fax, multifunzione: per la gestione delle comunicazioni multicanale e multi-supporto (cartaceo, file, email) e l’acquisizione automatica massiva da diverse fonti

• Timbro elettronico certificato: per la marcatura e validazione temporale del documento

• Ricerca con indici e full-text: per la ricerca libera nell’archivio documentale di qualsiasi parola contenuta nei file archiviati (email, allegati, office, pdf, txt) oltre che per le informazioni associate allo specifico tipo di documento

• Pubblicazione su intranet: consente di pubblicare, a discrezione dell’utente, ogni singolo documento su un portale interno strutturato a cartelle, accessibile secondo specifiche profilazioni ed autorizzazioni di accesso

Desktop utente

Un comodo strumento per poter gestire tutte le attività legate al document management.

Ogni singola attività di gestione documentale può avere uno o più collegamenti con gli elementi di tutti gli archivi principali:

• Rischi
• Normative
• Processi
• Procedure
• Organigrammi
• Ruoli organizzativi e responsabilità
• Clienti
• Fornitori
• Prodotti e servizi
• Altre attività

Alert e reporting

• Alerting automatico, pianificato e personalizzabile programmabili sulla base di eventi, scadenze, temporizzazioni
• Reporting personalizzabili relativi a protocolli, conservazione, stati invio email e consegna delle PEC
• Grafici di controllo sulle attività, sugli archivi documentali,…

La soluzione proposta è sviluppata sulla piattaforma CGS-ONE,
unica nel suo settore per completezza e ricchezza di funzionalità.
Ora disponibile con motore di Intelligenza Artificiale integrato.

Il modulo è personalizzabile su ogni esigenza del Cliente,
ed è integrato in una piattaforma software,
adottabile dalla più piccola alla più grande realtà aziendale.

Le soluzioni CGS-ONE sono tutte multi-utente, multi-azienda, multi-lingua,
ed utilizzabili sia in modalità “on-premise” (installate presso il Cliente) sia in modalità “Cloud”.

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